Project Manager – jak zostać Kierownikiem Projektu?
Czym zajmuje się Project Manager (PM)?
Często zadajemy sobie pytanie czym tak naprawdę zajmuje się Project Manager. Często osoby patrzące z boku myślą, że to praca lekka, w której nie ma zbyt wiele obowiązków i odpowiedzialności, ponieważ zadania operacyjne wykonują inni członkowie zespołu. Zatem jak naprawdę wygląda funkcja Project Managera?
Project Manager to osoba właściwie od wszystkiego, zakres obowiązków z jednej strony jest ustandaryzowany, a z drugiej podejmowane aktywności w czasie wdrożenia projektu kompletnie nieprzewidywalne. Project Manager to osoba odpowiedzialna za nadzór na wszystkimi aktywnościami w projekcie, począwszy od planowania, realizację, po zakończenie projektu. I wszystko, co po drodze się przydarzy – zarówno pozytywnego jak i negatywnego 😊 Zatem zadania Project Managera są zróżnicowane i mogą obejmować wiele aspektów zarządzania.
Kluczowe obowiązki Kierownika Projektu
Planowanie projektu
- Definiowanie celów projektu i jego zakresu.
- Opracowanie harmonogramu prac.
- Tworzenie budżetu projektu.
- Identyfikacja zasobów potrzebnych do realizacji projektu (ludzie, narzędzia, materiały).
Zarządzanie zespołem projektowym
- Rekrutacja i alokacja członków zespołu projektowego.
- Motywowanie i koordynowanie działań zespołu.
- Rozwiązywanie konfliktów wewnątrz zespołu.
Monitorowanie postępów
- Regularne śledzenie postępu prac względem harmonogramu.
- Monitorowanie wydatków i zarządzanie budżetem.
- Ocena i zarządzanie ryzykiem.
Komunikacja
- Utrzymywanie stałej komunikacji z interesariuszami projektu.
- Przygotowywanie raportów z postępu prac.
- Przekazywanie informacji zwrotnej do zespołu i interesariuszy.
Zarządzanie ryzykiem
- Identyfikacja potencjalnych problemów i ryzyk związanych z projektem.
- Opracowanie planów awaryjnych.
- Szybkie reagowanie na nieprzewidziane sytuacje.
Zakończenie projektu
- Upewnienie się, że wszystkie cele projektu zostały osiągnięte.
- Przeprowadzenie analizy końcowej projektu (lessons learned).
- Przekazanie końcowego produktu lub wyników projektu klientowi lub użytkownikom.
W skrócie, Project Manager – Kierownik Projektu zajmuje się całościowym nadzorem nad projektem, od jego inicjacji, przez planowanie i realizację, aż po zakończenie, dbając o to, by projekt był wykonany w określonym czasie, budżecie i zgodnie z wymaganiami jakościowymi.
Jak zostać Project Managerem?
Aby, zostać Project Managerem nie potrzeba specjalistycznego, kierunkowego wykształcenia, ale przede wszystkim odpowiednich kompetencji. Bycie Ekspertem w danej dziedzinie nie oznacza i nie gwarantuje sukcesu w byciu Kierownikiem Projektu. Co więcej, możesz nie posiadać specjalistycznej wiedzy technicznej w zakresie projektu, którym zarządzasz, a być doskonałym Project Managerem! 😊 Pewnie wielu z was w tym momencie się oburzyło, ale że jak to….?
Otóż bycie dobrym Project Managerem oznacza, że dzisiaj możesz zarządzać projektem wdrożenia nowych silników, a jutro procesem wdrożenia nowego smaku pierogów.
Ścieżka rozwoju w kierunku zawodu Project Managerem – Kierownikiem Projektu to najlepiej kombinacja wykształcenia/ szkoleń, doświadczenia oraz określonych umiejętności. Kroki te poniżej omówimy.
Edukacja
Ukończenie studiów na kierunku związanym z zarządzaniem, inżynierią lub pokrewnymi dziedzinami może być pomocne. Coraz więcej uczelni oferuje również specjalizacje i studia podyplomowe w zakresie zarządzania projektami. Specjalistyczne wykształcenie jest jednak najmniej istotne, niemniej może być dobrym startem dla osób, które nie wiedzą, od czego zacząć zgłębianie wiedzy w zakresie zarządzania projektami.
Kursy i certyfikaty
Rozważ ukończenie kursów specjalistycznych, które oferują wiedzę i umiejętności z zakresu zarządzania projektami. Popularne kursy obejmują:
- PMP (Project Management Professional) od PMI (Project Management Institute)
- PRINCE2
- CAPM (Certified Associate in Project Management)
- Agile
- Scrum
W branży produkcyjnej istotna będzie znajomość metodologii takich jak APQP (Advance Product Quality Planning) i/lub VDA MLA (Maturity Level Assessment)
Posiadanie certyfikatów znajomości metodologii prowadzenia projektów będzie niewątpliwie Twoim atutem, co może znacznie zwiększyć Twoje szanse na zatrudnienie.
Doświadczenie
Jeśli w firmie, w której pracujesz, rozróżnia się stanowiska specjalistyczne związane z wdrożeniem projektu i te związane z produkcją seryjną, to pierwszym krokiem w kierunku bycia Project Managerem jest praca w zespole wdrożeniowym. Możesz być Inżynierem Jakości/ Procesu/ Zakupowcem itp., funkcja nie ma większego znaczenia, jednak im bliżej pracy z Klientem, tym lepiej.
Może w firmie występują również niższe stanowiska, na których mógłbyś zacząć swoją przygodę i uczyć się od doświadczonych Kierowników Projektów, takie jak asystent project managera, koordynator projektu czy specjalista ds. zarządzania projektem? To pomoże Ci zdobyć doświadczenie i zrozumienie procesu zarządzania projektami.
Rozwój umiejętności
W byciu Project Managerem pomocna będzie znajomość narzędzi zarządzania projektami, takich jak Microsoft Project, Asana, ClickUp, JIRA itp. – w zależności, z jakiego oprogramowania korzysta firma.
Umiejętności miękkie zasługują na osobny paragraf, gdyż są najistotniejszym punktem na drodze do bycia Project Managerem, dlatego opiszemy je poniżej. W tym miejscu wskazówką dla Ciebie będzie informacja, aby inwestować swoje zasoby we wszelkie aktywności, które pomogą Ci rozwinąć umiejętności komunikacyjne, przywódcze, zarządzania czasem, rozwiązywania problemów i negocjacji.
Budowanie sieci kontaktów
Mentoring – w myśl zasady „jeśli chcesz gdzieś dojść, najlepiej znajdź kogoś, kto już tam doszedł” – znajdź mentora, który jest doświadczonym Project Managerem. Mentor może dostarczyć cennych wskazówek, rad i wsparcia w rozwoju kariery.
Networking – możesz dołączyć do profesjonalnych organizacji, takich jak PMI i uczestniczyć w ich wydarzeniach. To pozwoli Ci nawiązać kontakty z innymi profesjonalistami i może prowadzić do nowych możliwości zawodowych.
Jakie kompetencje posiada Project Manager?
• Planowanie i organizowanie
Tworzenie szczegółowych planów projektowych oraz organizowanie zasobów i alokacja pracy. Project Manager powinien umieć planować oraz analizować dane. Pozwoli to na dobre przygotowanie planu projektu oraz przeanalizowanie zadań na każdym etapie realizacji wdrożenia projektu. W trakcie prowadzenia projektu nierzadko zdarza się konieczność modyfikacji planu, ze względu na nieprzewidziane dotąd sytuacje. Oczywiście Projekt Manager musi posiadać zdolność doskonałej organizacji. Jeśli sam nie będzie potrafił zorganizować swojej pracy, tym bardziej będzie miał problem w skutecznym i efektywnym organizowaniu pracy zespołu.
• Odporność na stres
Wysoka tolerancja dla sytuacji stresowych wynikających ze zdarzeń krytycznych to Twój sprzymierzeniec w byciu Project Managerem. Opanowanie i spokój w takich sytuacjach, to najważniejsze co wtedy potrzebuje Kierownik Projektu, aby ocenić sytuację i znaleźć optymalne rozwiązanie.
• Przywództwo
Przywództwo można inaczej zinterpretować jako:
- Inspirowanie i kierowanie zespołem w kierunku osiągnięcia celów projektowych.
- Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność za ich skutki.
- Wizjonerskie myślenie i planowanie strategiczne.
- Bycie autorytetem dla Zespołu
Kierownik Projektu musi wykazywać powyższe cechy przywódcze, aby członkowie zespołu czuli, że nad projektem czuwa prawdziwy lider, nie zaś przypadkowa osoba.
• Komunikatywność
Umiejętność jasnego i efektywnego komunikowania się z zespołem, interesariuszami i klientami. Dobry PM musi być zarówno dobrym mówcą, jak i słuchaczem.
• Motywowanie i umiejętność egzekwowania zadań
Często zdarza się, że Project Manager musi zmotywować członków swojego zespołu, aby pokonać trudności, jakie pojawiają się w projekcie. Dodatkowo musi on umieć egzekwować zadania i wskazywać drogę zespołowi, gdy jest to potrzebne. Kierownik Projektu powinien więc wykazywać indywidualne podejście do każdego z członków zespołu, aby móc znaleźć odpowiednią i skuteczną drogę komunikacji, gdyż każdy z nas jest inny. Jest to szczególnie potrzebne w momencie, gdy jako PM musimy rozwiązywać konflikt, który pojawił się w zespole.
• Rozwiązywanie konfliktów
Konflikty są nieuniknione w każdej grupie. Kierownik Projektu musi posiadać umiejętności interpersonalne, aby skutecznie zarządzać konfliktami i rozwiązywać je w sposób konstruktywny. Zarządzanie konfliktem to umiejętność szybkiego i skutecznego radzenia sobie z konfliktami w zespole i z interesariuszami. Jest to szczególnie istotne, aby nie marnować czasu i energii na niepotrzebne aktywności, które nie przynoszą wartości w projekcie.
• Cechy osobowości
Lider powinien być osobą energiczną, lubiącą wyzwania. Wtedy każdy dzień w pracy będzie satysfakcjonujący. Empatia będzie również Twoim sprzymierzeńcem, czyli zdolność do rozumienia i reagowania na potrzeby i uczucia członków zespołu oraz interesariuszy.
• Kompetencje twarde
Jak już wspomniano wyżej, Project Manager nie musi posiadać wiedzy eksperta w danej dziedzinie, jednak niezmiernie ważne jest, aby rozumiał procesy i ich znaczenie w projekcie. Aby, uniknąć sytuacji jak w anegdocie, że PM to osoba, która myśli, że 9 kobiet urodzi dziecko w miesiąc. Sam spotkałem podobnie myślących Liderów, którzy pytali innych, ile jeszcze osób potrzebują, aby przyspieszyć postępy prac, gdyż nie rozumieli, że pewnych aktywności nie da się przyspieszyć, nawet gdyby zatrudniono dodatkowy tysiąc osób. W ich projektach zawsze były problemy i opóźnienia.
Wyzwania w byciu Project Managerem
Kierownik Projektu pełni kluczową rolę w każdej organizacji, realizując projekty zgodnie z określonym zakresem, harmonogramem i budżetem. Jednak to wymagające stanowisko wiąże się również z różnorodnymi wyzwaniami, które mogą wpływać na sukces lub porażkę projektu.
Częste zmiany w wymaganiach i zakresie projektu są jednym z największych wyzwań. Mogą one wpływać na harmonogram i budżet, co wymaga od Kierownika Projektu elastyczności i umiejętności szybkiego reagowania i adaptacji w dynamicznym środowisku projektowym, wówczas Project Manager działa niczym dyrygent w zespole.
Dodatkowo interesariusze często mają różne oczekiwania, które mogą być sprzeczne. Utrzymanie równowagi między nimi a realistycznymi możliwościami projektu jest kluczowe. Projekt Manager musi być zdolny do efektywnej komunikacji i negocjacji, aby zaspokoić wszystkie strony. Niejednokrotnie Kierownik Projektu musi być jak „sito”. Przyjmując na siebie wszelkie trudne informacje płynące „z góry” lub od interesariuszy, przesiewa je i przekazuje do zespołu w umiejętny sposób, który nie spowoduje spadku motywacji do działania w zespole. Utrzymanie wysokiego poziomu motywacji i zaangażowania w zespole jest kluczowe, zwłaszcza w długotrwałych projektach. PM musi być Liderem, który potrafi nieustannie inspirować i motywować zespół do osiągania celów.
Radzenie sobie z presją czasu i napiętymi terminami jest codziennością dla Project Managera. Dodatkowo odpowiedzialność za sukces lub niepowodzenie projektu spoczywający na Kierowniku Projektu, może być źródłem dużego stresu. Kierownik Projektu musi umieć radzić sobie z tą presją i podejmować decyzje w trudnych sytuacjach. Dlatego zdecydowanie nie będzie to rola, w której każdy się odnajdzie i będzie czuł satysfakcję oraz motywację do działania każdego dnia pracy.
Równie istotnym wyzwaniem Kierowników Projektów jest utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Znalezienie równowagi między intensywnymi wymaganiami zawodowymi a życiem prywatnym jest wyzwaniem, a jednocześnie kluczowym aspektem dla długoterminowego zdrowia i satysfakcji z pracy. Project Manager powinien dbać o swój dobrostan, aby być efektywnym liderem.
Rola Zespołu w sukcesie projektu
Jednak, aby projekt osiągał założone cele projektu, nie wystarczy zestaw odpowiednich kompetencji Kierownika Projektu, nie mniej ważny jest dobrze dobrany zespół. Nawet najlepszy Kierownik Projektu nie osiągnie wysokich wyników bez zaangażowanego i kompetentnego zespołu.
Podsumowanie
Project manager to rola wymagająca kombinacji kompetencji technicznych, miękkich i organizacyjnych. Kluczem do sukcesu jest umiejętność skutecznego łączenia tych kompetencji, aby prowadzić projekty do pomyślnego zakończenia, zgodnie z zakładanym budżetem, harmonogramem i zakresem.
Kierownik projektu musi mierzyć się z wieloma wyzwaniami, które wymagają nie tylko szerokiej wiedzy i umiejętności, ale także odpowiednich cech osobowościowych. Skuteczne zarządzanie projektem wymaga elastyczności, umiejętności interpersonalnych, analitycznego myślenia oraz zdolności do pracy pod presją. Każdy z tych aspektów jest kluczowy dla prowadzenia projektów i ich pomyślnego zakończenia.
Niemniej uważam, że każdy powinien spróbować swoich w roli Kierownika Projektu, czy mieć szansę spróbować poprowadzić projekt. Kiedyś sam nie sądziłem, że będę Project Managerem, teraz nie wyobrażam sobie siebie w innej roli.
