Przegląd Zarządzania – wskazówki jak przeprowadzić skutecznie i spełnić wymagania
Przegląd zarządzania – wskazówki jak przeprowadzić skutecznie i spełnić wymagania
Przegląd zarządzania to systematyczny proces oceny wyników organizacji w odniesieniu do jej celów strategicznych, operacyjnych oraz zgodności z wymaganiami prawnymi i normami branżowymi.
Celem przeglądu zarządzania jest identyfikacja obszarów do poprawy, ocena skuteczności wdrożonych działań oraz planowanie działań korygujących i doskonalących.
Kto przeprowadza przegląd zarządzania?
Przegląd zarządzania jest odpowiedzialnością najwyższego kierownictwa i powinien być przeprowadzony przez najwyższe kierownictwo z udziałem właścicieli procesów.
To należy zapamiętać, gdyż wciąż powszechne jest przekonanie, że przegląd zarządzania organizuje i przygotowuje dane pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością. Tymczasem norma ISO 9001:2015 nie wymaga bezpośrednio wyznaczenia pełnomocnika ds. jakości, jak to było wymagane w poprzednich wersjach normy.
W ISO 9001:2015, odpowiedzialność za system zarządzania jakością jest bardziej zintegrowana z ogólnym zarządzaniem organizacją. Kluczowe odpowiedzialności i obowiązki są przypisane najwyższemu kierownictwu i właścicielom procesów, którzy są odpowiedzialni za efektywność systemu zarządzania jakością. Oznacza to, że nacisk został położony na zaangażowanie najwyższego kierownictwa w zarządzanie jakością i integrację wymagań systemu zarządzania jakością z procesami biznesowymi organizacji.
Chociaż wyznaczenie pełnomocnika ds. jakości nie jest już wymogiem, organizacja może zdecydować się na utrzymanie tej funkcji, jeśli uzna, że jest to korzystne dla zarządzania i utrzymania systemu zarządzania jakością. W praktyce wiele organizacji nadal wyznacza taką osobę, ponieważ może to ułatwiać koordynację działań związanych z jakością i zapewnić punkt kontaktowy dla kwestii związanych z systemem zarządzania jakością.
Po co ? - Cele przeprowadzania przeglądu zarządzania
Przegląd zarządzania przeprowadzamy w celu zapewnienia, że system zarządzania jakością jest przydatny, adekwatny i skuteczny, a także zgodny ze strategicznym kierunkiem działania organizacji. A dokładniej przegląd zarządzania powinien zrealizować poniższe cele:
1. Ocena zgodności systemu zarządzania:
Sprawdzenie, czy system zarządzania jest zgodny z wymaganiami odpowiednich norm (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) oraz z polityką i celami organizacji.
2. Ocena skuteczności systemu zarządzania:
Analiza, czy system zarządzania jest skuteczny w osiąganiu ustalonych celów organizacji, zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych.
3. Ocena efektywności systemu zarządzania:
Sprawdzenie, czy zasoby są efektywnie wykorzystywane, a procesy są realizowane w sposób efektywny.
4. Identyfikacja obszarów do doskonalenia:
Wskazanie obszarów, które wymagają ulepszeń, w celu ciągłego doskonalenia systemu zarządzania i procesów operacyjnych.
5. Ocena postępu w realizacji celów:
Przegląd postępów w realizacji wcześniej ustalonych celów i zadań, w tym ocena wskaźników efektywności (KPI).
6. Identyfikacja ryzyk i szans:
Analiza ryzyk i szans związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania oraz podejmowanie odpowiednich działań w celu ich minimalizacji lub wykorzystania. W analizie uwzględniamy ryzyka związane z czynnikami wewnętrznymi i zewnętrznymi, czy realizowanymi procesami. Przydatne narzędzia w tym zakresie to SWOT czy FMEA AIAG&VDA.
7. Ocena potrzeb w zakresie zasobów:
Przegląd dostępności i adekwatności zasobów, w tym ludzkich, finansowych, technologicznych oraz infrastrukturalnych, niezbędnych do skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania.
8. Komunikacja z interesariuszami:
Zapewnienie, że wyniki przeglądu są komunikowane do odpowiednich interesariuszy, w tym pracowników, klientów, dostawców oraz innych partnerów biznesowych.
9. Zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi:
Sprawdzenie, czy organizacja spełnia wszystkie wymagania prawne i regulacyjne dotyczące jej działalności.
10. Ustalanie kierunków rozwoju:
Podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących kierunków rozwoju systemu zarządzania i organizacji, w oparciu o wyniki przeglądu.
Kiedy przeprowadzamy przegląd zarządzania?
- W zaplanowanych odstępach czasu – ISO 9001:2015. Zwyczajowo przyjmuje się cykl roczny.
- Przynajmniej raz na rok – IATF 16949:2016.
Kiedy częściej? Gdy występuje ryzyko dla zgodności z wymaganiami klienta wynikające z wprowadzonych zmian, które wpływają na system zarządzania jakością i funkcjonowanie organizacji.
W jakiej formie przeprowadzić przegląd zarządzania?
Norma ISO 9001 oraz standard IATF nie definiują sposobu, w jaki należy przeprowadzić przegląd zarządzania. Najprościej wykonać go w formie spotkania – dyskusji opartej o przygotowane dane i fakty z udziałem najwyższego kierownictwa oraz właścicieli procesów.
Na czym polega przegląd zarządzania? - Przygotowanie i przebieg przeglądu zarządzania
- Planowanie i przygotowanie do przeglądu zarządzania – ustalcie jasny cel, zakres i harmonogram przeglądu. Określcie, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne części procesu.
- Zbieranie danych – Zgromadźcie informacje na temat wyników organizacji z różnych źródeł, takich jak raporty finansowe, audyty, wyniki KPI (Key Performance Indicators), opinie klientów i pracowników.
- Analiza danych – Oceńcie zebrane dane w kontekście wyznaczonych celów strategicznych i operacyjnych. Dokonajcie analizy trendów, identyfikacji problemów oraz obszarów wymagających poprawy.
- Zaangażowanie kadry kierowniczej – Upewnijcie się, że najwyższe kierownictwo i wszyscy właściciele procesów są zaangażowani w proces przeglądu i rozumieją jego znaczenie.
- Działania korygujące – Zaplanujcie wdrażanie działań mających na celu poprawę obszarów zidentyfikowanych jako problematyczne.
- Raportowanie – Sporządźcie raport z przeglądu zarządzania, który zawiera wyniki analizy, wnioski oraz rekomendacje działań korygujących i doskonalących.
Dane wejściowe do przeglądu zarządzania
Zgodnie z wymaganiami ISO 9001:2015 i punktem 9.3 dane wejściowe do przeglądu zarządzania uwzględniają poniże punkty:
Dane z przeglądu zarządzania muszą być udokumentowane. Wymaganie to zapewni przykładowa forma udokumentowania przywołana w drugiej kolumnie.
Natomiast wynikiem przeglądu zarządzania będą poniższe informacje, również w formie udokumentowanej.
Przegląd zarządzania jest integralnym narzędziem, które wspiera organizacje w utrzymaniu i doskonaleniu ich systemów zarządzania, przyczyniając się do osiągania wyższej jakości produktów i usług oraz zwiększania zadowolenia klientów.
Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją w zakresie przygotowania, oceny i wdrożenia efektywnego przeglądu zarządzania jakością w Twojej organizacji wraz z wszystkimi niezbędnymi formularzami oraz aspektami pobocznymi jak kontekst organizacji, analizą ryzyka, definiowaniem celów, przeglądem efektywności realizacji procesów itp. skontaktuj się z nami: kontakt@akademiajakosci.com
