Czeka Cię spotkanie z partnerem biznesowym z Japonii? Praktyczne Wskazówki
Spotkanie biznesowe z Japończykiem – w środowisku międzynarodowym nietrudno o faux pas. Słaby dobór słów, drażliwy temat na small talk lub jego zupełny brak, nieintencjonalna komunikacja niewerbalna, czy nietrafione tempo to jedne z wielu punktów, którym warto się przyjrzeć, zanim spotkacie się w salce konferencyjnej z partnerami z Japonii. Niejednokrotnie możemy nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, że coś poszło nie tak. Przy długotrwałej relacji zdecydowanie warto postawić na własny rozwój w tym zakresie, aby podchodzić do tematu świadomie i cieszyć się udaną współpracą. W dalszej części artykułu podzielę się z Wami obserwacjami oraz wskazówkami, z których sama korzystam na co dzień.
Poznaj swoich partnerów
Hierarchia to element, który przejawia się w japońskiej kulturze w wielu aspektach. Lubimy sobie ją wyobrażać jako pewną uformowaną drabinę, jednak sytuacja w Japonii jest bardziej elastyczna i zmienia się w zależności od tego, w jakiej relacji i kontekście spotykają się osoby, co nie ułatwia odnalezienia się w niej.
Ostateczny wpływ na formalność spotkania będzie miała branża, kraj, w którym te osoby mieszkają na stałe, biegłość w języku angielskim i etap znajomości. Implikuje to też kilka zagwozdek językowych, stąd lepiej nie próbować wrzucać w rozmowę przypadkowych japońskich zwrotów, ponieważ można dość łatwo kogoś obrazić, co zwłaszcza przy obecności innych osób, jest bardzo niepożądaną rzeczą. Warto tutaj pamiętać, że brak wyraźnego oburzenia się ze strony Japończyków, nie oznacza, że niesmak nie pozostaje. Hierarchia może mieć też swoje odzwierciedlenie w kolejności witania gości, usadzania ich przy stole czy kierowaniu pytań.
Szczegóły i wnioski
Przygotowując materiały do prezentacji, upewnij się, że wszystkie informacje zawarte w niej są dokładne i rzetelne. Wybierz stonowane kolory, proste czcionki i nie szykuj niespodzianek. Jest to kolejny poziom zaawansowania, jednak warto pomyśleć o przedstawieniu danych w taki sposób, aby wynikała z nich oczywista konkluzja (od szczegółu do ogółu). Wybór między strukturą indukcyjną a dedukcyjną ma znaczenie. Stworzenie prezentacji w taki sposób, aby przedstawiane dane mówiły same za siebie, to najlepszy scenariusz. W takiej sytuacji nie trzeba „sprzedawać” swojego pomysłu czy produktu w sposób bezpośredni, co może czasami wydać się zbyt agresywne.
Język i komunikacja
Zakładając, że komunikujecie się ze swoimi gośćmi w języku angielskim, najważniejszy element to dostosowanie poziomu tego języka do słuchaczy. Świetnie, jeżeli znasz angielski na bardzo wysokim poziomie, jednak jeżeli po przywitaniu widzisz już, że Twoi partnerzy komunikują się prostymi wyrażeniami, to warto odpuścić mocny akcent, wyrażenia idiomatyczne i słownictwo z poziomu C1/C2, jeżeli da się coś wyjaśnić prościej. Twoim celem jest skuteczna komunikacja, a nie będzie to zrealizowane, jeżeli nikt Cię nie zrozumie. Istnieje też duża szansa, że nikt nie zwróci w trakcie spotkania uwagi na to, że wiele treści jest niejasnych i mogą nie prosić o lepsze wyjaśnienie więc też warto je oferować samodzielnie. Przytakiwanie w japońskiej kulturze częściej oznacza „słucham Cię” niż „zgadzam się”.
Jednocześnie warto zwrócić uwagę na sytuacje, gdy wymieniając z kimś wcześniej korespondencję e-mailową lub rozmawiając one on one miało się wrażenie, że poziom tej osoby jest wysoki, a podczas spotkania w szerszym gronie kompetencja językowa tej samej osoby wydaje się niższa. Dlaczego się tak może dziać? Odpowiedź znajdziesz w temacie hierarchia 🙂 – w kulturze japońskiej niedopuszczalne jest aby obrazić szefa wyższymi umiejętnościami.
Budowanie relacji
Lunch lub kolacja to ani nie przerwa ani nie czas „po pracy” i warto do niego podejść z taką samą starannością jak do prezentacji. Na pewnym etapie właśnie to w jakim stopniu udam nam się zbudować relacje poza salką konferencyjną, będzie decydowało o tym jak dobrze i czy w ogóle będzie układała się współpraca między Waszymi firmami czy zespołami. Dobrym pomysłem jest zaproszenie gości do miejsc bardzo popularnych, obleganych, z dobrymi recenzjami i najlepiej długą tradycją. Polska kuchnia zazwyczaj bardzo dobrze się sprawdza, ponieważ nie jest zbyt ostra. Często poleca się dania takie jak żurek w chlebie i różne mięsa, barszcz czerwony ze względu na kolor i skojarzenia z nim może nie przypaść wszystkim do gustu.
Bardzo ważnym elementem takich spotkań jest też small talk. Warto skupić się na tematach pozytywnych, mogą być związane z regionalnymi tradycjami, klimatem, podróżami, hobby czy wydarzeniami sportowymi. Warto unikać pytań o życie prywatne, rodzinę, pieniądze, politykę czy skomplikowane momenty w historii Japonii, nawet jeżeli ciekawi nas ten temat.
Podsumowanie
Pozostaje jeszcze wiele kwestii, w których zagłębienie się pozwoli na lepsze poznanie kultury japońskiej i w rezultacie szansę na skuteczniejszą współpracę. Nauka i wprowadzanie tych elementów w życie to proces, normalną rzeczą jest popełnianie błędów, a przy tym wszystkim warto pamiętać, że za szybą pt. „kultura” znajduje się człowiek, który ma wiele unikalnych cech, preferencji i istnieje spora szansa, że też będzie chciał wyjść naprzeciw naszej kulturze i spotkać się gdzieś w połowie drogi.
Ocena 5 z 5
