W czym tkwi fenomen zyskującego coraz większą popularność audytu warstwowego LPA? 

LPA audyt warstwowy procesu (ang. Layered Process Audit) to nowoczesne narzędzie całkowicie zmieniające podejście do audytów, dające wiele możliwości doskonalenia dla Organizacji. Czy audyty kojarzą Ci się, ze stresującą sytuacją, w której zbiera się grono osób i weryfikuje Twój obszar? Oczywiście szukają potwierdzenia, że wszystko idzie zgodnie z założeniami, ale wiadomo jak jest 🙂 Bardzo często audyt bywa rozumiany i przeprowadzany niewłaściwie, nie dając żadnej wartości, budząc w organizacjach złe emocje. Audyt ma być narzędziem wspomagającym. Nie narzędziem kontrolnym, przeszkadzającym, będącym nieprzyjemnym obowiązkiem, na który nikt nie ma czasu i nic niewnoszącym dla doskonalenia organizacji. A gdyby tak zmienić zwykły audyt w narzędzie komunikacji pomiędzy wszystkimi szczeblami Firmy, po które sięga każdy w organizacji? Brzmi nieprawdopodobnie, ale oto właśnie jest LPA audyt warstwowy.  Szczegółowe wytyczne w kwestii audytów warstwowych LPA zawarte są w podręczniku AIAG (ANG. Automotive Industry Action Group) CQI-8 Layered Process Audit Guideline. Skuteczność audytów LPA potwierdza fakt, że firmy z niemieckiego przemysłu motoryzacyjnego, bazujące dotychczas na wymaganiach VDA 6.3 coraz częściej sięgają po audyt warstwowy LPA.

O co chodzi z warstwami?

Warstwa oznacza poziom w hierarchii Organizacji wskazujący kto i z jaką częstotliwością powinien przeprowadzić audyt LPA. Ilość poziomów oraz ich częstotliwość w audycie warstwowym LPA powinna być dobrana do struktury danej organizacji — może być to 5 poziomów, a może być i 3 poziomy. Pracownicy najniższej warstwy to osoby najbliżej produkcji, częstotliwość przeprowadzanych przez nich audytów powinna być zatem największa. Osoby na poszczególnych warwach posiadają inny zakres odpowiedzialności oraz inny poziom świadomości, dlatego należy spodziewać się, że liczba stwierdzonych niezgodności, czy potencjałów do doskonalenia na poszczególnych warstwach będzie inna.

Każdy jest Audytorem

W odróżnieniu od innych rodzajów audytów, audyt LPA nie przeprowadzają jedynie inżynierowie/specjaliści z danego działu, bądź osoby posiadające odpowiednie certyfikowane szkolenia. Idee audytów LPA stanowi fakt, że audytorem może być każdy — zarówno Operator jak i Prezes zakładu są sobie równi — pełnią tę samą funkcję audytora LPA. Dzięki temu każdy pracownik przedsiębiorstwa jest świadomy poziomu jakości procesów produkcyjnych. Jak już wspomniano, należy pamiętać, że częstotliwość przeprowadzania audytów przez Operatora, czy Lidera obszaru jest większa niż w przypadku członka zarządu, czy choćby kierownika działu. W każdym kroku, z perspektywy wszystkich warstw w hierarchii zarządzania organizacją, nadzorowane są kluczowe etapy procesu i przekazywane dalej informacje zwrotne na temat jego zgodności.

Zasady przeprowadzania audytu warstwowego LPA

• Audytorem może być każdy. Wszyscy są sobie równi. Tę samą funkcję pełni zarówno Operator jak i Prezes.
• Nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy, najważniejsza jest znajomość procesów produkcji oraz obowiązujących standardów i metodologii LPA.
• Podczas audytu LPA odbywa się weryfikacja procesu pod kątem najistotniejszych dla organizacji standardów. Nie sprawdzamy wszystkiego, ponieważ nie jesteśmy w stanie.
• Uzyskujemy odpowiedź czy Kierownik, Operator, Prezes standardy rozumie tak samo, gdyż zależy nam na standaryzacji.
• Audyt warstwowy LPA wspiera budowanie podejścia, że za jakość odpowiadają wszyscy pracownicy Firmy, nie tylko dział jakości.
• Działania do stwierdzonych niezgodności są definiowane natychmiast, zgodnie z ustalonym w arkuszu audytowym planie reakcji.

Korzyści z wdrożenia audytów warstwowych LPA

• Narzędzie jest skuteczne poprzez szybkie wyniki, w krótkim czasie i szybkie działania naprawcze.
• Poprawa komunikacji – audyt warstwowy LPA daje możliwość wymiany informacji między Pracownikami różnych szczebli oraz zmniejszenie dystansu – osoby, które na co dzień się nie spotykają, mają szanse porozmawiać i zbudować relacje (postrzeganie osób z biur się zmieni).
• LPA rozwija umiejętność rozmowy i zadawania pytań. Jest to świetne narzędzie do poszukiwania przyczyn problemów oraz weryfikacji skuteczności działań po reklamacji.
• Audyt warstwowy LPA pozwala na zdobycie kompetencji technicznych oraz lepszej znajomości procesów produkcji przez pracowników biurowych.
• Audyt warstwowy LPA daje możliwość doskonalenia standardów  – weryfikacja procesów przez różne osoby, z różnej perspektywy warstwy daje szanse na ich optymalizację.
• Narzędzie LPA poprawia świadomość jakościową wszystkich Pracowników Firmy.
• Zwiększa zaangażowania Pracowników –  rola audytora wewnętrznego zwiększa poziom odpowiedzialności i zrozumienia systemu zarządzania jakością
• Pozwala na redukcję poziomu niezgodności w organizacji.
• Dzięki audytom warstwowym LPA sprawdzamy, czy wyciągnięto wnioski  i wdrożono wszystkie działania do stwierdzonych niezgodności z poprzednich audytów.
• Audyt LPA stwarza przestrzeń do podziękowania i uznania dla pracowników z niższych poziomów Organizacji.

Podejście tradycyjne do przeprowadzania audytów vs. podejście audytów warstwowych LPA 

Tradycyjne podejście:

• Długi Arkusz audytowy.
• Konieczność zaangażowania wielu osób w tym samym czasie.  Brak zasobów czasowych jest to najczęstszy powód braku zaangażowania w temat audytów.
• Konieczność wykonywania raportu — przepisywanie danych z raportu papierowego.
• Definiowanie osób odpowiedzialnych i działań po audycie, co długo się przeciąga.
• Zakorzenione tradycyjne podejście do audytów – 'ludzie z biura wkraczają w obszar pracy Operatorów i ich audytują’.

Podejście LPA:

• Szybkie audyty warstwowe nawet codziennie, ważna jest częstotliwość.
• Audyt może być przeprowadzany przez jedną osobę.
• Nie zweryfikujemy wszystkiego, ale sam fakt, że na danym stanowisku/obszarze pojawimy się raz w miesiącu z różnej perspektywy warstwy, a nie raz na 3 lata daje wiele szans doskonalenia (w nawiązaniu do wymagań IATF 16949 – każdy proces musi być prze-audytowany w 3-letnim cyklu).
• Narzędzie to służy do doskonalenia systemu zarządzania oraz promowania świadomości jakościowej w całej Organizacji.
• Brak arkusza papierowego – szybki audyt na tablecie/telefonie (papierowy arkusz jest możliwy, ale nie jest to skuteczne rozwiązanie. Jest wiele możliwości optymalizacji przeprowadzania audytów LPA z użyciem darmowych narzędzi, bądź płatnych oprogramowań).
• Wszyscy są sobie równi. Audyt warstwowy LPA ma budować poczucie dbania o obszar, nie kontroli przeprowadzanej przez osoby z biura.
• Działania wdrażamy natychmiast. Audytor zgłasza wniosek o działania zgodnie z przyjętym w arkuszu „planem reakcji” natychmiast po audycie.  Nie weryfikuje, nie przypomina, zrobi to „kolejna warstwa” podczas kolejnego audyty LPA.
• Wyniki audytów raportowane są cyklicznie do najwyższego kierownictwa — jest to dodatkowa motywacja do niezwlekania z usuwaniem stwierdzonych niezgodności.

Podsumowanie

LPA to jedynie narzędzie, które bez odpowiedniego wdrożenia, zaangażowania wszystkich poziomów organizacji, samo niewiele zdziała. Przy wdrażaniu LPA kluczowe jest pełne zaangażowanie pracowników z różnych szczebli organizacji, w tym najwyższego kierownictwa. Wówczas audyt warstwowy LPA może stanowić znakomite narzędzie doskonalące procesy, kierując organizację na poprawę efektywności produkcji, ergonomii procesów wytwórczych, a także minimalizację ilości błędów. Poprawnie wdrożone, zautomatyzowane narzędzie audyt warstwowy LPA, w połączeniu ze szkoleniami dla całej organizacji stanowi idealne narzędzie do sprawnego zarządzania, które pośrednio przyczynia się do poprawy wyników całego przedsiębiorstwa.  

AUTOMATYCZNY FORMULARZ AUDYTÓW WARSTWOWYCH LPA 

 

❕❕ Skorzystaj z automatycznego formularza do wykonywania audytów warstwowych LPA ❕❕

 

LINK https://akademiajakosci.elms.pl/s/lpa.html

  AUDYT możesz automatycznie przeprowadzać na telefonie, tablecie czy komputerze, załączyć dowody oraz automatycznie zapisywać raporty z audytu ❕❕ Otrzymasz link do duplikacji formularza AUDYT WARSTWOWY LPA, aby używać go jako swojego własnego i dowolnie edytować. Twoje raporty z audytu i każdego innego komu udostępnisz formularz, zapiszą się automatycznie na Twoim koncie Microsoft. Możesz również ustawić otrzymanie powiadomień mailowych o nowych raportach w Twojej organizacji, jak również przeglądać wyniki i automatyczne zestawienia odpowiedzi ze wszystkich audytów.  

Szkolenie audyt warstwowy LPA

Jak zautomatyzować audyt LPA przy użyciu dostępnych na rynku narzędzi? Pytania audytowe jak je zdefiniować? Jak zdefiniować i zautomatyzować harmonogram audytów LPA? Plan reakcji do poszczególnych pytań — jak go zdefiniować? Jakie przyjąć kryteria oceny wyników audytu warstwowego LPA? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w kursie Akademii Jakości, na który już dziś mamy przyjemność Cię serdecznie zaprosić. Kurs dostępny będzie na Akademii Jakości w zakładce kursy online.