Jak rozmawiać z audytorem?

Jak rozmawiać z audytorem? Czy to aby na pewno też człowiek?

Wychodzę z sali konferencyjnej, wiadomości rozesłane…wszyscy wiedzą, że idziemy. Zaczynamy z kierownikiem utrzymania ruchu form wtryskowych. Fajny facet, zna się na robocie, lekko zestresowany, ale robi dobre wrażenie. “Czy to narzędzie ma swój unikalny numer?” pyta audytor. “Tak oczywiście ma i ten numer znajdziemy na liście środków trwałych i mamy też plan przeglądów prewencyjnych, nie mamy kategoryzacji w zależności od ilości wtrysków, kategoryzujemy A i B i bierzemy na przegląd, tu jest realizacja, do tego mamy … i nie mamy i robimy..” chłopak spanikował …”ale zaraz zaraz jaka kategoryzacja? jakto nie liczycie precyzyjnie?” audytor podłapał i mamy niezgodność numer jeden, a przynajmniej potencjał do doskonalenia;) a przecież audytor nawet o to nie zapytał:) i tak na każdym audycie, tylko za każdym razem słowotoku dostaje ktoś inny;) okazuje się, że podczas przygotowań do audytu trzeba też przygotować się do samej rozmowy z audytorem i o tym właśnie poniżej:)

Pamiętaj, że audyt to szukanie zgodności a nie odwrotnie. Z takim podejściem może być znacznie łatwiej:) Nie reaguj nerwowo, nie tłumacz się. Podejdź do tego z pewnością, że znasz się na swojej pracy i dobrze ją wykonujesz!
Odpowiadaj prosto, tylko na pytania i nie opowiadaj historii;) Przygotuj sobie podstawowe dokumenty procesowe i systemowe (wydruk-oczywiście aktualny!, link na pulpicie, etc.), analizę ryzyka i mapę procesów, głównie takie z których rzadko korzystasz;)
Zawsze powołuj się na dokumentację źródłową.
Mów o faktach i danych, nie wyciągaj pochopnych wniosków.

Jak do tej rozmowy z audytorem przygotować zespół?

To zadanie możby być nawet trudniejsze niż przygotowania merytoryczne do audytu. Przygotowywanie zespołu to proces i kompetencje budowane latami. Nie zrobisz tego na spotkaniach! Masz szansę jedynie regularnie audytując. Roczny plan audytów powinien być według mnie obszerny, a do ich przeprowadzania powinni być zaangażowani możliwie wszyscy właściciele procesów. Audyty realizuj jak najczęściej z operatorami na różnych zmianach produkcyjnych i z każdym właścicielem procesu indywidualnie. Ucz ich jakie jest zadanie tego procesu.

Czy do audytu przygotowywać operatorów?

Czy do audytu przygotowywać operatorów? Tak tak tak! Jedna zasada, którą musisz im wpoić to odpowiadaj prosto o zawartość swojej pracy! Mów co robisz po kolei! O to żeby zawartość ich pracy była zgodna ze standardami mają zadbać inni!

Porozmawiaj z operatorami osobiście, podejdź jeszcze rano przed audytem i zapewnij o tym, że są dobrze przygotowani. Tylko dzięki spokojowi będą pracować niezawodnie i zgodnie ze standardem pracy.

Stres jest tu najgorszym wrogiem, operatorzy statystycznie rzadko mają do czynienia z audytorami i mocno się tym faktem stresują. Tutaj najczęściej nie mamy do czynienia ze słowotokiem tylko z milczeniem;) spokojnie z tym też sobie poradzisz!

Co zrobić, gdy już się posypało?

Zawsze możesz zareagować. Pamiętaj jesteś blisko i śledzisz wszystkie wydarzenia. Jeżeli widzisz, że kolegę zjada stress po prostu przerwij. Każdy sposób jest dobry. Zaproponuj posiłkowanie się dokumentacją. Podsuń numer procedury, gdzie może znajdować się odpowiedź. Nie odpowiadaj wprost jeżeli audytor nie pytał Ciebie. Czasem wystarczy dać tylko osobie audytowanej chwilę na drugi oddech i już będzie dobrze. W poważniejszych sytuacjach poproś o wsparcie, podpowiedz czy jest ktoś jeszcze w dziale kto może odpowiadać, zaproponuj przerwę na kawę! Kup trochę czasu, żeby ludzie mogli pozbierać myśli i dowody. Zazwyczaj to wystarczy, żeby dowieść zgodności, która istnieje. O przyjmowaniu niezgodności, których nie da się obronić innym razem;)