Audyt wewnętrzny jest najlepszym narzędziem do systematycznego upewniania się, że wszystko w organizacji  działa zgodnie z założeniami. Bywa jednak rozumiany i przeprowadzany niewłaściwie, nie dając żadnej wartości, budząc w organizacjach złe emocje. Audyt ma być narzędziem wspomagającym a nie kontrolnym, przeszkadzającym i nic nie wnoszącym dla doskonalenia organizacji.

AUDYT WEWNĘTRZNY – SZKOLENIE

Wszystkich chcących pogłębić wiedzę z zakresu audytowania wewnętrznego zapraszamy na nasze szkolenie i kursy online, które przybliżą realne audytowanie firm produkcyjnych. Na szkoleniu dowiesz się jak wygląda audyt, pokażemy Ci rzeczywiste przykłady raportu z audytu oraz wraz z Tobą taki audyt przeprowadzimy. Dodatkowo otrzymasz niezbędne szablony raportów do audytów oraz checklist przygotowujących.

AUDYTOWANIE A KONTROLA

Często pomiędzy słowami audyt i kontrola stawiany jest znak równości, są to natomiast zupełnie inne działania.

Kontrola jest poszukiwaniem niezgodności – cel znaleźć jak najwięcej problemów i UKARAĆ WINNYCH. Kontrola często jest niezapowiedziana i z góry nastawiona na znalezieniu niespełnienia wymagań. Może być wykonana bez zainteresowanych osób.

Audyt natomiast polega na weryfikacji zgodności w oparciu o obiektywne dowody. Celem jest znalezienie dowodów zgodności a NIE doszukiwania się niezgodności. Audyt nie ocenia ludzi lecz funkcjonowanie systemu/procesu. Nie może się odbyć bez audytowanego.

Jeśli zastanawiasz się jak powinno się mówić poprawnie audyt czy audit, to musisz wiedzieć, że obie formy są akceptowalne.

“Audit” sugeruje działanie związane z systemami zarządzania, jest działaniem mającym wykazać zgodność systemu zarządzania  z wymaganiami normy. Natomiast “audyt” jest stosowany w finansach – audyt finansowy, który jest działaniem kontrolnym. Przeprowadza się go kompleksowo, a nie wyrywkowo.

RODZAJE AUDYTÓW W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRODUKCYJNYM

• Wewnętrzny Audyt (audit pierwszej strony), przeprowadzany przez organizację przez auditorów wewnętrznych dla samooceny swojego systemu, wyrobu, procesu.
• Audyt Dostawcy (zewnętrzny, drugiej strony) przeprowadzany przez organizację u swojego dostawcy, kooperanta w celu oceny jego zdolności jakościowych.
• Audyt certyfikujący (zewnętrzny, trzeciej strony) przeprowadzany przez niezależną w stosunku do auditowanego jednostkę. Uzyskana ocena jest z reguły podstawą do certyfikacji systemu organizacji.

WEWNĘTRZNY AUDYT JAKOŚCI W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRODUKCYJNYM – RODZAJE

Audyt wewnętrzny systemów to okresowa weryfikacja, której celem jest potwierdzenie stabilności, efektywności, skuteczności i zgodności systemów zarządzania z wymaganiami określonymi w normach ISO 9001:2015, ISO 14001.Dodatkowo audyt ma na celu wskazanie miejsc wymagających poprawy.

Audyt wewnętrzny procesu/wyrobu to okresowa weryfikacja, której celem jest ocena efektywności i jakości procesów w zakresie wytwarzania produktów zgodnie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa oraz w zależności od branży wymaganiami określonymi w normach i podręcznikach branżowych (np. w niemieckim przemyśle motoryzacyjnym audyt procesu przeprowadza się według podręcznika VDA 6.3  – Tom 6: „Zarządzanie jakością w przemyśle motoryzacyjnym”, Część 3: „Audyt procesu”) . Aspekty środowiskowe i bezpieczeństwa pracy są również uwzględniane podczas audytu procesu.

KIEDY PRZEPROWADZA SIĘ AUDYT WEWNĘTRZNY

• Regularnie rozpisuje się plan audytów na cały rok, wówczas audyt jest rutynowym działaniem wynikającym z rocznego planu.
• Wdrożono nowy proces, produkt, dokonano optymalizacji istniejących procesów.
• W przypadku powtórnego audytu po audycie zakończonym niedostatecznie dobrym wynikiem, z klasyfikacją do powtórnego audytu.
• Wystąpił problem związany z bezpieczeństwem pracy, produktu lub środowiska.

JAK POWINIEN PRZEBIEGAĆ AUDYT WEWNĘTRZNY W ZAKŁADZIE PRODUKCYJNYM

Audyt przeprowadza się w kilku krokach pokazanych i opisanych poniżej:

 

 

1. Ustalenie daty i przebiegu audytu wewnętrznego

Audytor wiodący ustala dokładna datę audytu, przebieg audytu, audytowane obszary/produkty/procesy wraz z osobami zainteresowanymi.

2. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego

Podczas audytu oceniany jest wybrany obszar/proces/produkt oraz zagadnienia z nim związane. Wszelkie stwierdzone niezgodności kwalifikuje się według poniższych ocen :

• niezgodność główna – stosuje się, gdy wymaganie nie zostało spełnione w zakresie całego audytowanego obszaru.
• niezgodność poboczna – stosuje się, gdy wymaganie nie zostało spełnione w części audytowanego obszaru.
• obserwacja – wymaganie nie jest spełnione dostatecznie, obecny sposób realizacji procesu wymaga działań korygujących, brak wprowadzenia działań, może prowadzić do niezgodności.
• potencjał do poprawy – stosuje się gdy wymaganie jest w przeważającym stopniu spełnione, ale są pola do poprawy.
• pozytywny aspekt – stosuje się gdy wymaganie jest godne do kontynuacji/zastosowania w innych obszarach działaniami

Kryterium oceny wyników audytu np. według katalogu pytań VDA 6.3 jest nieco inny. Jednak celowo nie omówię teraz tej kwalifikacji by uniknąć mieszania się informacji – powstanie osobny artykuł o audytowaniu procesu według VDA 6.3.

3. Sporządzenie raportu z audytu wewnętrznego

Zadanie należy do audytora wiodącego, który bezpośrednio po przeprowadzonym audycie wraz z audytorem wspomagającym sporządza raport z audytu.

4. Rozesłanie raport z audytu

Audytor wiodący po sporządzeniu raportu, przesyła go do uczestników audytu.

5. Zdefiniowanie działań do niezgodności wykrytych podczas audytu wewnętrznego

Osoba bezpośrednio odpowiedzialna za proces/produkt podlegający audytowi definiuje działania do stwierdzeń zapisanych w raporcie. Działania korygujące definiowane są włącznie z zakresami odpowiedzialności i terminem wykonania w ciągu 10 dni roboczych.

6. Ocena skuteczności wprowadzonych działań

Osoba odpowiedzialna, wyznaczona w raporcie ( zwykle Pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością) sprawdza skuteczności wprowadzonych działań oraz swoje wyniki obserwacji nanosi na raport z audytu.

 

JAK AUDYTOWAĆ

• Stosować podejście oparte na dowodach. Możliwe do zweryfikowania spostrzeżenia, zapisy lub stwierdzenia faktów. Obiektywny dowód jest oparty na wywiadach, badaniu dokumentów, obserwacji działań i warunków, wyników pomiarów i badań.
• Na bieżąco informować o wynikach. Należy stale informować audytowanego o wynikach i postępie audytu.
• Nie wyciągać nieuzasadnionych wniosków.
• Jasno przedstawić stwierdzony problem.
• Nie stosować uogólnień, przesadności, sprzecznych informacji.
• Stosować znaną terminologię.
• Podawać odnośniki do wymagania.

PROWADZENIE AUDYTU – RODZAJE ZADAWANYCH PYTAŃ

Kilka przykładów:

JAK?, JAKIE?, W JAKI SPOSÓB? Jak nanoszone są poprawki do tych dokumentów? Jakie obszary ma Pan na myśli? W jaki sposób wykonuje Pan to badanie? CO? Co składa się na przegląd systemu zarządzania? KIEDY? Kiedy wiemy, że spełnione są wymagania tej procedury?

ZASADY AUDYTOWANIA

• Rzetelność – podstawa profesjonalizmu
• Uczciwość, sumienność, odpowiedzialność, bezstronność, kompetencja
• Uczciwe przedstawianie wyników – dokładnie i zgodnie z prawdą
• Należyta staranność zawodowa – pracowitość i rozsądek
• Poufność – bezpieczeństwo informacji
• Dyskrecja, poprawne obchodzenie się z wrażliwymi i poufnymi informacjami
• Niezależność – podstawa bezstronności i obiektywności wniosków
• Podejście oparte na dowodach – dowód ma być weryfikowalny;

WYNIKI AUDYTU – NAJCZĘSTSZE BŁĘDY

• Nieuzasadnione wnioski
• Brak określenia wymagań
• Używane słowa: wydaje mi się, czasami, trochę, nie wszystkie, ostatnio, niektórzy, słabe, niewystarczająco.
• Zalecanie rozwiązań
• Uczenie audytowanych procedur
• Nieumiejętność właściwego zaplanowania auditu w oparciu o zebrane dane wejściowe  w tym ustalenia CELU auditu
• Niewłaściwa postawa  w tym komunikacja
• Niedotrzymanie dyscypliny czasowej.

PROWADZENIE AUDYTU

• Nie należy dzielić się z audytowanym gotowymi rozwiązaniami.
• Nie należy uczyć audytowanych procedur.
• Audytor nie jest oceniany na podstawie ilości znalezionych niezgodności.
• Należy przyznać się do popełnionego błędu.
• Należy patrzeć co robią ludzie.
• Nie należy rozmawiać tylko z kierownikiem

 

Szczegółowe wytyczne do audytowania znajdziesz w normie PN-EN ISO 19011:2018-08 .

ZGODNOŚĆ CZY NIEZGODNOŚĆ

Przed przekazaniem informacji audytowanemu należy podjąć decyzję odnośnie tego czy dany przypadek jest niezgodnością czy nią nie jest. Niezgodność występuje tylko wtedy, gdy spełnione są dwa warunki:

• Istnieje wymaganie.
• Istnieje obiektywny dowód na niespełnienie wymagania

Audytowanie nie jest proste jak mogłoby się wydawać. Do prawidłowego przeprowadzenia audytu należy mieć bardzo rozległą wiedzę. Audytor wiodący musi posiada wiedzę z zakresu norm ISO 9001, 14001, IATF i innych norm i procedur obowiązujących w przedsiębiorstwie, wymagań prawnych, zakładowych oraz sposobu przeprowadzania audytów potwierdzoną certyfikatem.

W zakładach produkcyjnych obowiązki audytorów wewnętrznych pełnią zwykle Pełnomocnicy ds. SZJ, Inżynierowie jakości, specjaliści ds. jakości, często również sami kierownicy działów jakości.

 

Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas – tutaj lub na LinkedIn.